Bitácora de actividades y descripción de las actividades

A continuación se muestra la bitácora de actividades que fueron realizadas por la comisión de Planeación y Organización, la finalidad de haber elaborado la tabla es facilitar la captura de datos a la comisión de Memoria y así puedan elaborar el Manual de Viaje.

En este documento se redactan cada una de las actividades que se realizaron dentro de la comisión de planeación.

1Montaje de oficina y cuenta regresiva. En la cual se describen las fechas establecidas para la entrega de avances y trabajos finales para que de esa manera el grupo tenga presente los días de recepción de documentos.

2Realización del organigrama general. Se estructuró el organigrama con la descripción de actividades generales que le tocan a cada miembro de las comisiones de acuerdo a sus habilidades para lograr un mejor trabajo, así como tener en cuenta los días de entrega de cada actividad.

3Cronograma de actividades. Se describe una serie de actividades a realizar de manera general, entrega de tareas, trabajos y responsabilidades del comité, cada una con las fechas correspondientes y de manera ordenada.

4.    Realizar las reglas de viaje. Se redactaron reglas a acatarse entre los alumnos con el motivo de que ante cualquier circunstancia presentada se esté bien preparado. Entre ellas para el día de salida se cotejaron el llevar identificación oficial, hoja de vigencia de derechos y refrigerio ante tal caso de que el autobús no realice escalas tan seguidas. En cuanto a reglas durante el viaje se tomaron en cuenta normas que propicien un viaje adecuado, tal como el no ingerir bebidas alcohólicas ni fumar durante las actividades a realizar, no tirar basura en el autobús, asistir a las actividades y cuidar sus objetos personales ya que no se hacen responsables ante daños y extravíos de los mismos.

5.    Creación de código de conducta. En éste se trata de evitar problemas tanto en la salida, estancia y regreso del viaje, para lo cual se establece que se debe respetar los asientos asignados en el autobús, evitar palabras anti sonantes, fomentar el respeto hacia compañeros y acatar las indicaciones por parte de los profesores encargados del viaje a la CDMX (Jorge Ramírez Luna y Nahui Ollín).

6.    Realización de entrevistas (prevención y seguridad en temas de salud): A través de entrevistas o encuestas a los compañeros de viaje, se podrá obtener parte de su información personal que ayudarán a saber su estado de salud, o números telefónicos para facilitar la comunicación con todos los integrantes.

7.Creación de la matriz de responsabilidades. En la matriz se distribuyen las responsabilidades y procesos estratégicos, operativos y de apoyo que cada miembro del equipo de coordinación de planeación y coordinación llevará a cabo de acuerdo a las aptitudes y habilidades que mejor se acomoden a cada actividad.

8.    Informar el control de viajeros: Se realizó una lista para la verificación del total de alumnos que asistirá al viaje, esto con la finalidad de poder asignar y realizar la coordinación de asientos, además de poder comprobar la ausencia de algún compañero durante el viaje.

9.    Realizar el primer reporte de la comisión: Redacción de un reporte de despliegue de actividades, donde se especifican cada una de las responsabilidades y tareas que se corresponden realizar antes, durante y después del viaje, para así lograr una mejor coordinación, así como la facilitación de trabajo.

1 Check list. Se realizó una lista de todas las actividades que se tenían programado que va desde el comienzo de la división de actividades por comisiones, y darle prioridad aquellas que se requerían para su evaluación; también era necesario verificar que dichas actividades se entregaran en tiempo y forma.

1. Plan de trabajo semestral. La finalidad de crear un plan de trabajo semestral es distinguir las actividades que se realizan antes, durante y después del viaje, esto permite llevar un control de todas aquellas que ya se han llevado acabo y las que faltan por realizar.

1. Recopilación de las vigencias de derecho. Por seguridad todos los alumnos de los tres grupos, se realizó la recopilación de las vigencias de derecho del IMSS, con la finalidad de que en caso de que ocurra algún incidente se tenga a la mano dichos documentos.

1. Reuniones previas al viaje. Se llevaron a cabo dos reuniones con el objetivo que todos los alumnos que asistieran al viaje tengan conocimiento de las actividades que se llevarían a cabo, así como, de los gastos que se fueran a realizar (hospedaje, comida, entradas a museos).

1. Secuencia de organización. Este documento detalla de manera muy general de las actividades que se han realizado por parte de la comisión de planeación, que va desde la conformación de  las comisiones y de las actividades que se han realizado.